Câu hỏi: Pháp luật quy định như thế nàovề thẩm quyền và thể thức lấy ýkiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông tại công ty cổ phần?
Trả lời:
Căn cứ Điều 149 LuậtDoanh nghiệp 2020, thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằngvăn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đôngtại công ty cổ phần được quy định như sau:
Trườnghợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiếncổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông được thựchiện theo quy định sau đây:
Hộiđồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyếtĐại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty, trừ trườnghợp quy định tại khoản 2 Điều 147 của Luật Doanh nghiệp 2020;
Hộiđồng quản trị chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổđông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông cóquyền biểu quyết chậm nhất là 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ýkiến, nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn. Việc lập danhsách cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến thực hiện theo quy định tại khoản 1 và khoản2 Điều 141 của Luật Doanh nghiệp 2020.Yêu cầu và cách thức gửi phiếu lấy ý kiến và tài liệu kèm theo thực hiện theoquy định tại Điều 143 của Luật Doanh nghiệp 2020;
Phiếulấy ý kiến phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên,địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
- Mụcđích lấy ý kiến;
- Họ,tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổđông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức,địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức hoặc họ, tên, địa chỉ liên lạc,quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với đại diện của cổ đông là tổchức; số lượng cổ phần của từng loại và số phiếu biểu quyết của cổ đông;
- Vấnđề cần lấy ý kiến để thông qua;
- Phươngán biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
- Thờihạn phải gửi về công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời;
- Họ,tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị;
Cổđông có thể gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến công ty bằng hình thức gửi thư,fax hoặc thư điện tử theo quy định sau đây:
- Trườnghợp gửi thư, phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cánhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật củacổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phongbì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu;
- Trườnghợp gửi fax hoặc thư điện tử, phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được giữ bímật đến thời điểm kiểm phiếu;
- Cácphiếu lấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấyý kiến hoặc đã bị mở trong trườnghợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợplệ. Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểuquyết;
Hộiđồng quản trị tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến,giám sát của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý côngty. Biên bản kiểm phiếu phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên,địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
- Mụcđích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua nghị quyết;
- Sốcổ đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợplệ và số phiếu biểu quyết không hợp lệ và phương thức gửi phiếu biểu quyết, kèmtheo phụ lục danh sách cổ đông tham gia biểu quyết;
- Tổngsố phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề;
- Vấnđề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
- Họ,tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người giám sát kiểm phiếu và ngườikiểm phiếu.
Cácthành viên Hội đồng quản trị, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếuphải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểmphiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết địnhđược thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác;
Biênbản kiểm phiếu và nghị quyết phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúckiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bảnkiểm phiếu và nghị quyết có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tinđiện tử của công ty;
Phiếulấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông quavà tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến được lưu giữ tại trụ sởchính của công ty;
Nghịquyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trịnhư nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.
Câu hỏi: Biênbản họp Đại hội đồng cổ đông tạicông ty cổ phần được pháp luật quy định như thế nào?
Trả lời:
Căn cứ Điều 150 LuậtDoanh nghiệp 2020, biên bản họp Đại hội đồng cổ đôngtại công ty cổ phần được quy định như sau:
Cuộchọp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi vàlưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thểlập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên,địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
- Thờigian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
- Chươngtrình và nội dung cuộc họp;
-Họ, tên chủ tọa và thư ký;
- Tómtắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từngvấn đề trong nội dung chương trình họp;
- Sốcổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sáchđăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tươngứng;
- Tổngsố phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết,tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ýkiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng sốphiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
- Cácvấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
- Họ,tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Trườnghợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếuđược tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủnội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư kýtừ chối ký biên bản họp.
Biênbản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộchọp.
Chủtọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đớichịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
Biênbản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau.Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằngtiếng nước ngoài thì nội dung trong biênbản bằng tiếng Việt được áp dụng.
Biênbản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúccuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lêntrang thông tin điện tử của công ty.
Biênbản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghịquyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họpphải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Tham khảo:
Luật Doanh nghiệp 2020 được Quốc hộikhóa XIV thông qua ngày 17/06/2020