Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin phục vụ hoạt động của các cơ quan dân cử: thực tiễn từ việc xây dựng trang thông tin của Trung tâm Bồi dưỡng đại biểu dân cử
Cập nhật : 9:43 - 18/12/2014

Ngày nay, công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) đã trở thành thiết yếu trong việc hỗ trợ các cơ quan lập pháp trên khắp thế giới. Ứng dụng ICT ở các cơ quan dân cử của nước ta đang trở thành một hoạt động mang tính hợp tác và quốc tế, rất nhiều các cơ quan của Quốc hội và Hội đồng nhân dân hiện nay đã có trang web để phổ biến thông tin hoạt động và làm cầu nối với nhân dân. Sự phát triển của khoa học, công nghệ đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan dân cử tiến hành các hoạt động ứng dụng ICT để bổ sung, trao đổi và cập nhật thông tin phục vụ hoạt động của đại biểu. Quy trình làm việc của các cơ quan của Quốc hội và Hội đồng nhân dân đòi hỏi sự chia sẻ thông tin và hợp tác để công việc đạt được kết quả tốt hơn.

Với mục đích góp phần thúc đẩy ứng dụng ICT ở các cơ quan dân cử, bài viết này sẽ giới thiệu một số vấn đề đặt ra đối với việc xây dựng và quản lý trang thông tin công chúng của cơ quan của Quốc hội nhưng cũng là của các cơ quan dân cử nói chung, và thực tiễn của Trung tâm từ việc xây dựng trang thông tin phục vụ bồi dưỡng đại biểu dân cử.

1. Một số vấn đề trong xây dựng và quản lý trang thông tin ở các cơ quan dân cử

- Sự cố máy tính và quản lý rủi ro:

Trang thông tin là một phần trong tống thể hệ thống thông tin công chúng của Quốc hội. Quản lý hệ thống thông tin ở đây được hiểu gồm 3 yếu tố là: thông tin, kỹ thuật, và nhân lực. Nhiệm vụ của quản lý thông tin là cập nhật, sắp xếp, và trình bày thông tin theo một trật tự nhất định để người sử dụng có thể tra cứu. Quản lý kỹ thuật có nhiệm vụ hỗ trợ bộ phận quản lý thông tin về hạ tầng truyền thông, lưu trữ dữ liệu và các phương tiện máy móc khác. Quản lý nhân lực thì bao gồm đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn để đảm bảo cung cấp những người có đủ năng lực vận hành hệ thống. Ba yếu tố này gắn kết chặt chẽ với nhau trong một chỉnh thể thống nhất để duy trì hệ thống thông tin hoạt động ổn định.

Bất kỳ hệ thống thông tin nào cũng có thể gặp phải rủi ro vì sự cố máy tính, đó là những hỏng hóc bất ngờ thuộc hạ tầng kỹ thuật thông tin nhưng lại có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của hệ thống. Trong quản lý hệ thống thông tin luôn vấn đề quản lý rủi ro cần được đặt ra sớm để tránh những thiệt hại do những sự cố máy tính gây ra. Tuy thảm họa do sự cố máy tính đã được biết đến nhiều nhưng có vẻ nó vẫn chưa được cảm nhận một cách thích đáng ở các bộ phận quản lý thông tin trong các cơ quan dân cử hiện nay. Rất nhiều tài liệu được lưu giữ trên các máy tính cá nhân nhưng người sử dụng nó lại không có thiết bị sao lưu cũng như nhiều người chưa từng được tập huấn về cách bảo vệ và khôi phục dữ liệu. Kiến thức về an ninh, an toàn mạng chưa được phổ biến rộng rãi khiến hệ thống máy tính hoạt động chưa thật hiệu quả để chống lại sự xâm nhập từ bên ngoài như thư rác, mà thư rác thì luôn mang đến nguy cơ lây nhiễm các phần mềm phá hoại.

Một khi hệ thống máy tính đã trở thành công cụ thiết yếu cho hoạt động của các cơ quan Quốc hội thì nguy cơ phải đối mặt với thảm họa dữ liệu ngày càng cao. Đặc biệt đối với hệ thống thông tin công chúng thì sự gián đoạn của dịch vụ sẽ gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của các cơ quan chủ quản. Vì vậy đội ngũ cán bộ phụ trách quản lý hệ thống thông tin luôn phải có phương án đối phó với những kiểu sự cố máy tính để khôi phục sự hoạt động của hệ thống một cách nhanh nhất.

- Quản lý các trang thông tin của Quốc hội mang tính xã hội hơn là tính kỹ thuật:

Mặc dù việc quản lý hệ thống thông tin của Quốc hội liên quan nhiều đến vấn đề kỹ thuật nhưng cũng cần hiểu rằng nó còn liên quan nhiều đến nhiệm vụ quản lý dịch vụ công của nhà nước. Nhiều nhà quản lý hệ thống thông tin hiện nay của các cơ quan Nhà nước đều có nền tảng học vấn kỹ thuật tốt ở các chuyên ngành về: khoa học máy tính, viễn thông và ứng dụng CNTT. Qua thực tế có thể nói rằng họ đều có kỹ năng nghề nghiệp vững vàng và nhiều người đã ở vị trí lãnh đạo trong lĩnh vực thông tin. Tuy nhiên, việc ra quyết định liên quan đến quản lý hệ thống thông tin thì đòi hỏi không chỉ cần có kiến thức kỹ thuật mà còn cần đến các kỹ năng quản lý nguồn tin và quản lý con người, thậm chí hiện nay những yếu tố này còn đang được đề cao hơn yếu tố kỹ thuật. Nhiều nghiên cứu của các học giả trên thế giới đã củng cố nhận định này. Thực vậy, Internet là công cụ trao đổi thông tin của các cá nhân, tổ chức trong xã hội. Internet còn được ứng dụng như là phương tiện truyền tải thông tin và là kênh giao tiếp với công dân của các cơ quan nhà nước và như vậy sẽ ngày càng có nhiều công dân và các tổ chức cùng tham gia vào hệ thống thông tin công chúng. Do đó, việc quản lý các trang thông tin công chúng như của các cơ quan của Quốc hội sẽ mang tính xã hội nhiều hơn tính kỹ thuật.

Mặt khác, việc quản lý trang thông tin của Quốc hội có thể được coi như một hình thức quản lý tri thức. Thông tin tri thức này phải được sắp xếp bởi các chuyên gia theo những trật tự nhất định và phương pháp tiện dụng cho nhà lập pháp và cho công chúng tra cứu. Các phương tiện kỹ thuật tuy có thể giúp mở rộng đáng kể phạm vi thông tin, kiến thức và kinh nghiệm nhưng liệu chúng có thể thay thế được vai trò của các chuyên gia trong việc đưa ra và giải quyết vấn đề?

- Chia sẻ thông tin và mối quan hệ thông tin giữa các đơn vị:

Bên cạnh các vấn đề về quản lý, còn có rất nhiều vấn đề về quan hệ thông tin giữa các đơn vị mà cần phải có sự quan tâm của các nhà quản lý để đảm bảo thiết lập một hệ thống thông tin hiệu quả. Chẳng hạn, với sự hỗ trợ của mạng máy tính thì việc trao đổi thông tin giữa các đơn vị trong cơ quan trở nên dễ dàng hơn, song do ý thức được thông tin là sức mạnh nên các đơn vị thường có xu hướng thận trọng hoặc hạn chế việc phổ biến thông tin ra bên ngoài, đặc biệt là nếu nó phản ánh năng lực hoạt động của đơn vị đó, nên trong nhiều trường hợp, nó lại thành khó khăn cho những người muốn tiếp cận. Nhiều đơn vị thích duy trì quyền tự chủ hoặc giữ độc quyền với dữ liệu của mình. Điều này không phù hợp với định hướng phát triển hệ thống thông tin. Ví dụ, một chuyên viên làm việc cho một dự án nghiên cứu cần thu thập dữ liệu ở các hồ sơ lưu trữ và tài liệu nằm ở các đơn vị khác nhau để phục vụ cho các mục đích khảo sát, đánh giá. Tuy đã có thỏa thuận giữa các lãnh đạo đơn vị nhưng ở một mức độ nào đó việc chia sẻ thông tin vẫn bị hạn chế. Điều này có thể do các đơn vị nhìn nhận việc yêu cầu chia sẻ thông tin như một gánh nặng bởi nó sẽ làm tăng số lượng đầu việc của đơn vị nhất là khi những yêu cầu kiểu như vậy trở thành thường xuyên. Còn một lý do nữa có thể là do đơn vị chưa có cán bộ chuyên trách quản lý thông tin hoặc chưa có quy trình quản lý thông tin có hiệu quả.

Để xây dựng được hệ thống thông tin công chúng thì cần phải có sự hợp tác và chia sẻ thông tin của các đơn vị. Việc này phụ thuộc rất nhiều vào sự điều phối của các nhà lãnh đạo đứng đầu. Tuy nhiên khi đã đạt được sự chia sẻ thông tin thì cũng sẽ có những nảy sinh mới. Thứ nhất, định dạng dữ liệu do các đơn vị cung cấp sẽ có thể khác nhau (có thể là file: .doc, .xls, .pdf, .mdb, …), vì vậy cần có quy định chuẩn hóa dữ liệu để giảm thiểu chi phí cho việc xây dựng các cơ sở dữ liệu mới. Thứ hai, dữ liệu thu nhận từ các đơn vị có thể trùng lặp khi phản ánh cùng một hoạt động của một cơ quan nào đó của Quốc hội. Để hạn chế sự trùng lặp này thì cần có đội ngũ cán bộ biên tập có kỹ năng tốt và có trách nhiệm.

- Trách nhiệm trực tuyến của cơ quan dân cử:

Sự phát triển của công nghệ điện toán đã có một tác động quan trọng đến việc đòi hỏi trách nhiệm công bố thông tin cho công chúng. Hiện nay nhiều cơ quan của Quốc hội và Hội đồng nhân dân đã đưa lên mạng các thông tin hoạt động xây dựng chính sách. Việc sử dụng trang web để đăng tải thông tin sẽ khiến cho các cơ quan dân cử và đại biểu dân cử làm việc có hiệu quả hơn và như vậy lòng tin của cử tri đặt vào các vị đại biểu sẽ nhiều hơn. Thật vậy, trang web thông tin của các cơ quan dân cử có tác dụng tích cực đến nhận thức của người dân về những hoạt động của Quốc hội và Hội đồng nhân dân bởi qua trang web, thông tin đến với người dân một cách chính thống, minh bạch, và nhanh chóng.

Công nghệ phát triển làm cho thông tin ngày càng dễ truy cập hơn và như vậy các truy cập từ ngoài vào các trang web thông tin công chúng sẽ ngày càng nhiều hơn. Điều này đặt các cơ quan dân cử trước một thử thách là phải đảm bảo chất lượng thông tin và thông tin phải thông suốt tại bất cứ thời điểm nào để đáp ứng nhu cầu truy cập ngày càng tăng, đồng thời cần phải trả lời kịp thời những ý kiến phản hồi của công chúng trên trang web. Việc sắp xếp bố cục trang web lúc này cũng là một vấn đề cần quan tâm lớn. Nội dung cần được tổ chức rõ ràng, dễ hiểu, dễ lấy để đảm bảo đông đảo người dân có thể theo dõi.

2. Thực tiễn hoạt động xây dựng hệ thống thông tin ở Trung tâm Bồi dưỡng đại biểu dân cử

Giúp việc cho Ban Công tác đại biểu của Ủy ban Thường vụ Quốc hội là hai đơn vị cấp Vụ gồm: Vụ Công tác đại biểu và Trung tâm Bồi dưỡng đại biểu dân cử. Trong đó Trung tâm Bồi dưỡng ĐBDC có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất xây dựng kế hoạch bồi dưỡng ĐBQH, phục vụ Ban Công tác đại biểu trong việc trao đổi kinh nghiệm, tổ chức bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng hoạt động của đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân. Để thực hiện nhiệm vụ được giao, Trung tâm Bồi dưỡng có nhu cầu rất lớn về sự trợ giúp của công nghệ thông tin. Thực hiện Nghị quyết của UBTVQH “Về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông để nâng cao hiệu quả hoạt động các cơ quan của QH giai đoạn 2008 - 2011 và phương hướng trong 10 năm tới”, từ năm 2008, Ban Công tác đại biểu đã chú trọng đến việc ứng dụng CNTT cho việc hỗ trợ công tác bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng cho các đại biểu dân cử và để tăng cường khả năng quản lý thông tin.

Từ khi bắt đầu hoạt động đến nay, hàng năm Trung tâm thực hiện khoảng 30 hội nghị tập huấn dành cho ĐBQH và ĐBHĐND. Tuy nhiên, với nhu cầu ngày càng cao và thời gian hạn chế của đại biểu, phương thức tập huấn tại hội nghị ở ba miền mới chỉ đáp ứng được một phần bởi còn nhiều đại biểu chưa có điều kiện tham dự. Để bổ sung thêm các phương thức bồi dưỡng để đại biểu lựa chọn, từ năm 2008 Trung tâm đã triển khai xây dựng phương thức tập huấn từ xa qua mạng Internet.

Với chủ trương tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông để nâng cao hiệu quả hoạt động các cơ quan của QH, từ giai đoạn Quốc hội khóa XII, hạ tầng kỹ thuật CNTT của Quốc hội đã và đang được cải thiện một cách đáng kể. Bên cạnh đó, các cơ quan khác của Quốc hội cũng đang đẩy mạnh việc khai thác các ứng dụng CNTT tạo môi trường thuận lợi cho việc tin học hóa công tác quản lý, điều hành, và trao đổi thông tin. Trong bối cảnh đó, Trung tâm đã có nhiều thuận lợi để ứng dụng CNTT trong hoạt động hàng ngày và cũng đã xây dựng được một hệ thống thông tin để phục vụ công tác bồi dưỡng.

Trang thông tin đã ra đời cùng với sự phát triển của Trung tâm và nó có vai trò là một phương tiện phục vụ công tác bồi dưỡng đại biểu dân cử. Ngoài nhiệm vụ thông tin truyền thông thì trang web còn là nguồn tài liệu tham khảo hỗ trợ bồi dưỡng mà Trung tâm đã mất nhiều năm xây dựng dành cho các đại biểu. Thực tiễn cho thấy tài liệu do Trung tâm cung cấp trên trang web đã được sử dụng ở nhiều cơ quan phục vụ hoạt động của đại biểu dân cử. Để tổ chức các tài liệu thành thông tin trên web như hiện nay thì mấy năm qua, Trung tâm đã sắp xếp nhân lực thành các nhóm để cập nhật và phát triển.

Xét dưới góc độ hiệu quả cung cấp thông tin, Hệ thống thông tin của Trung tâm Bồi dưỡng ĐBDC bước đầu có thể giải quyết được vấn đề cung cấp thông tin cho các đại biểu dân cử: Với các khả năng cung cấp thông tin phong phú về tài liệu văn bản, hình ảnh, video, hệ thống đóng vai trò là công cụ đắc lực của Trung tâm trong việc thực hiện chức năng bồi dưỡng đại biểu dân cử. Bên cạnh đó, sự tồn tại của hệ thống đã tạo ra mối quan hệ khăng khít giữa các bộ phận chức năng trong hoạt động hằng ngày tại đơn vị, tạo điều kiện cho xử lý, giải quyết, theo dõi những công việc tại đơn vị.

Về mặt quản lý thông tin, thông qua việc khai thác, sử dụng hệ thống, Trung tâm đã từng bước thay đổi các qui trình xử lý thông tin của mình, qua đó đưa ra những thay đổi về tổ chức và cơ chế phối hợp nhóm công việc.Thông qua theo dõi hệ thống, lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được khối lượng công việc cần, đã, đang phải giải quyết tại đơn vị mình, biết được tải trọng và trạng thái xử lý của chuyên viên để từ đó có thể tiến hành các thông báo nhắc nhở hoặc thực hiện những điều chỉnh giao việc của mình đối với chuyên viên.

Để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tăng của các đại biểu dân cử trong khi họ lại luôn bận rộn với chức năng của người đại diện của nhân dân, và để phù hợp với xu thế xây dựng quốc hội điện tử và chính phủ điện tử ở nước ta, phù hợp với chủ trương phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực kinh tế xã hội và quản lý nhà nước của Chính phủ, việc phát triển nguồn tập huấn và hệ thống thông tin phục vụ tập huấn từ xa là cần thiết trong thời điểm hiện nay, đặc biệt là để phục vụ mục đích bồi dưỡng đại biểu dân cử. Đây cũng là kế hoạch dài hạn mà Trung tâm bồi dưỡng đại biểu dân cử đã và đang thực hiện.

 

 
  • Ông Nguyễn Văn Tố Trưởng ban thường trực quốc hội khoá I (2/3/1946 - 8/11/1946)
  • Bà Nguyễn Thị Kim Ngân Chủ tịch Quốc hội khóa XIV (Từ ngày 31/3/2016)
  • Ông Bùi Bằng Đoàn Trưởng ban thường trực quốc hội khoá I (9/11/1946 - 13/4/1955)
  • Ông Tôn Đức Thắng Trưởng ban thường trực quốc hội khoá I (20/9/1955 - 15/7/1960)
  • Ông Trường Chinh Chủ tịch Ủy ban Thường vụ Quốc hội các khoá II, III, IV, V, VI (15/7/1960 - 04/7/1981)
  • Ông Nguyễn Hữu Thọ Chủ tịch Quốc hội khoá VII (4/7/1981 – 18/6/1987)
  • Ông Lê Quang Đạo Chủ tịch Quốc hội khoá VIII (18/6/1987 – 23/9/1992)
  • Ông Nông Đức Mạnh Chủ tịch Quốc hội khoá IX, X (23/9/1992 – 27/6/2001)
  • Ông Nguyễn Văn An Chủ tịch Quốc hội khoá X, XI (27/6/2001 - 26/6/2006)
  • Ông Nguyễn Phú Trọng Chủ tịch Quốc hội XI, XII (27/6/2006 - 23/7/2011)
  • Ông Nguyễn Sinh Hùng Chủ tịch Quốc hội khoá XIII (Từ 23/7/2011)

Quốc hội khóa XIII:

Tổng số đại biểu là 497 người;
- 33.4đại biểu ở các cơ quan trung ương;
- 65.8% đại biểu ở địa phương;
- 15.6% đại biểu là người dân tộc thiểu số;
- 24.4% đại biểu là phụ nữ;
- 8.4% đại biểu là người ngoài Đảng;
- 12.2% đại biểu là trẻ tuổi (dưới 40);
- 33.2% là đại biểu Quốc hội khóa XII tái cử;
- 98,2% đại biểu có trình độ đại học và trên đại học;
- 7% đại biểu thuộc khối doanh nghiệp;
- 33% đại biểu hoạt động chuyên trách ở các cơ quan của Quốc hội và các Đoàn đại biểu Quốc hội;
- 0.8% đại biểu là người tự ứng cử.

WEBLINK