1. Giá trị pháp lý
Mức độ giá trịđược thừa nhận phổ biến nhất của văn bản công chứng là giátrị khẳng định tính xác thực của sự việc, ngoại trừ có những chứng cứ ngược lạiphủ nhận văn bản công chứng này. Đối với văn bản liên quan đến nghĩa vụ đã đượccông chứng mà người có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ không thực hiện hoặc thựchiện không đúng, người có quyền có thể gửi yêu cầu giải quyết tới Tòa án nhândân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật (Trung Quốc...).
Ở một cấp độcao hơn, một số nước quy định các văn bản công chứng có thể được thi hành ngay.Quy định này tạo nên giá trị quan trọng đặc biệt của văn bản công chứng mặc dùnó không phải là bản án hay quyết định của Tòa án. Lý do là nó giúp giảm gánhnặng đặt lên vai Tòa án, vai trò quan trọng của công chứng viên đã được thừanhận trong xã hội và nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng sự thỏa thuận, cam kếtgiữa các bên.
Pháp luật TâyBan Nha thừa nhận văn bản công chứng có giá trị chứng cứ vật chất nênđược Tòa án coi là “chứng cứ hiển nhiên”; khi được trình lên thẩm phán thìkhông cần phải qua giám định hoặc xác minh, điều tra. Cũng vì được thừa nhận làchứng cứ hiển nhiên nên các bên khi đã ký vào văn bản thì không có quyền khiếunại về nội dung của văn bản đã được công chứng mà văn bản công chứng có “giátrị thi hành ngay”, có giá trị như một phán quyết của Tòa án. Nếu một hợp đồng,giao dịch đã công chứng mà có tranh chấp thì chỉ cần chuyển một bản sao của vănbản công chứng đến là Tòa án có thể cho thi hành ngay mà không cần xem lại hợpđồng, giao dịch gốc. Với việc mua bán bất động sản, hợp đồng mua bán có côngchứng được coi là giấy tờ sở hữu. Văn bản công chứng được coi là văn bản đượccơ quan công quyền xác thực.
Tương tự như Tây Ban Nha, tại Pháp văn bản công chứng cógiá trị cưỡng chế thi hành trên toàn lãnh thổ, trừ trường hợp bị đình chỉ thihành bởi Tòa án, công chứng viêncó thể ban hành lệnh thực thi trong một số vấn đề đặc biệt theo yêu cầu tựnguyện của các bên có liên quan. Lệnh thực thi này cho phép tịch thu tài sảncủa bên có nghĩa vụ (là bên đi vay, bên đi thuê v.v...) mà không cần phải ratòa.
Tại Nhật Bản, các văn bản công chứng đáp ứng được nhữngyêu cầu nhất định sẽ trở thành văn bản quy phạm có hiệu lực thi hành (văn bảngắn với việc thanh toán một số tiền cụ thể và các bên đã thỏa thuận với nhau vềviệc văn bản sẽ được thi hành ngày). Trong trường họp này, không giống như cáctrường hợp khi đơn khiếu nại đã nộp và bản án đã được đưa ra, các văn bản côngchứng có hiệu lực thi hành có thể được đem ra thi hành mà không cần đến Tòa ánvà được sử dụng khi cần cưỡng chế thi hành.
Luật Công chứng Hàn Quốc không có một quy định nào về giátrị chứng minh và hiệu lực thi hành của các văn bản công chứng. Tuy nhiên, Luậtlại có quy định cho phép công chứngviên có thể soạn thảo văn bản cho phép cưỡng chế thi hành và gắn nó vàohối phiếu hoặc séc.
Tại Đức, bên cạnh sự đảm bảo về tính chắc chắn và chínhxác về mặt pháp lý, một giao dịch dưới hình thức văn bản công chứng đem lại chocác bên những lợi ích khác nữa. Cụ thể là văn bản công chứng còn được coi làbằng chứng và có khả năng thực thi ngay lập tức. Điều này có nghĩa là một vănbản công chứng là bằng chứng đầy đủ về việc các bên đã chấp nhận các cam kếtđược đưa ra. Hơn nữa, người phải thực hiện một yêu cầu thanh toán tiền có thểtuyên bố trong một văn bản công chứng gọi là "thực thi ngay lập tức tàisản của mình". Trong trường hợp này, chủ nợ có thể tịch thu và khai tháctài sản của người phải thi hành mà không phải nộp đơn khởi kiện. Như vậy, cácvăn bản công chứng được xác lập bởi một công chứng viên có thể so sánh được vớimột bản án có hiệu lực thi hành của tòa.
2. Yêu cầu của văn bản công chứng
Do tính chất vàgiá trị pháp lý rất cao, văn bản công chứng thường phải đáp ứng những yêu cầurất nghiêm ngặt cả về hình thức và nội dung. Đó là yêu cầu về người lập, vềchất lượng giấy và mực, những thông tin bắt buộc phải có trên văn bản, cáchthức ghi thông tin trên văn bản, việc đánh số và ký văn bản, các giấy tờ đínhkèm, số lượng văn bản được phép lập...
Về ngôn ngữ, một số nước quy định văn bản côngchứng chỉ được lập bằng ngôn ngữ chính thức của nước đó. Tuy nhiên, có những nước cho phép côngchứng viên lập văn bản công chứng bằng tiếng nước ngoài nếu khách hàng có yêucầu (Ba Lan, Đức...). Để đảm bảo quyền lợi của người yêu cầu công chứng, nếumột trong những người tham gia không biết tiếng được dùng để lập văn bản côngchứng hoặc văn bản công chứng được lập bằng tiếng khác thì phải ghi rõ vào văn bản và thay cho việc đọc lại thì văn bản côngchứng cần phải được dịch. Công chứng viên giải thích rõ cho các bên thamgia về quyền yêu cầu có bản dịch viết của họ. Trong trường hợp có một bên bịmù, câm, điếc hoặc không biết không hiểu ngôn ngữ của nước được dùng trong vănbản công chứng... thì công chứng viên phải bảo đảm để người đó hiểu rõ và thểhiện được ý chí của mình trong văn bản công chứng hoặc phải mời người làmchứng.
3. Ký và sửa chữa văn bản công chứng
Văn bản côngchứng luôn phải có chữ ký của các bên, của những người làm chứng và của côngchứng viên. Với những nước cho phép người thừa uỷ quyền của công chứng viên(như thư ký công chứng tại Pháp) thì người đó phải ký tên vào văn bản và phảighi rõ việc thừa ủy quyền đó. Nếu có bên không biết hoặc không thể ký, cần phảighi rõ điều đó vào cuối văn bản. Tại Hàn Quốc, khi chứng nhận cho văn bản cánhân, việc đầu tiên là công chứng viên phải yêu cầu khách hàng ký tên hoặc đóngdấu lên giấy tờ, hoặc yêu cầu họ hoặc đại diện của họ ký, xác minh chữ ký hoặccon dấu đóng trên giấy tờ và nêu rõ điều này trong văn bản.
Việc sửa chữavăn bản công chứng là rất hạn chế và phải đáp ứng những yêu cầu nghiêm ngặt. Thôngthường nội dung sửa chữa phải được công chứng viên và những người khác ký nhận,nếu không sẽ bị vô hiệu. Vị trí của phần sửa chữa, cách thức ghi nội dung sửachữa, việc ký xác nhận đều có những quy định rất chi tiết, mang tính kỹ thuậtcao.
4. Bản sao văn bản công chứng
Về nguyên tắc, công chứng viên phải giữ bản sao của giấytờ và các tài liệu đính kèm mà họ chứng nhận.
Thẩm quyền cấpbản sao văn bản công chứng thuộc về công chứng viên đang lưugiữ bản gốc hoặc đang lưu giữ những tài liệu mà nó đã được dùng để tạm thay bảngốc. Hình thức sao, việc ký bản sao, ghi nội dung sửa chữa... đều được quy địnhchi tiết.
5. Lưu giữ văn bản công chứng
Thông thường côngchứng viên phải phải lưu giữ tất cảbản gốc của các văn bản công chứng và bản gốc hồ sơ công chứng đã lập, trừ mộtsố trường hợp do luật quy định. Công chứng viên không được chuyển giao những bản gốc, trừ khi phápluật có quy định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền (Pháp, Đức...).
Để đảm bảo tínhổn định, liên tục của hoạt động công chứng nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu củangười yêu cầu công chứng, vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng, đặc biệt là trongtrường hợp công chứng viênphải tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động thường rất được quan tâm. Thông thường,nếu công chứng viên vắng mặthoặc bị hạn chế hoạt động mà không có người thay thế trong thời gian đó, thì côngchứng viên phải giao hoặc cơ quanquản lý sẽ tạm giao cho một tổ chức hành nghề công chứng hoặc công chứngviên khác quản lý hồ sơ để thực hiệnmột số nghiệp vụ như cấp bản sao, cho phép xem hồ sơ công chứng... nếu có cácyêu cầu theo quy định của pháp luật.
Do quy định vềhoạt động công chứng gắn liền với thẩm quyền địa hạt của công chứng viênphải, nên trong trường hợp côngchứng viên bị miễn nhiệm hoặc chuyểnnơi thi hành công vụ đến nơi khác, cơ quan có thẩm quyền sẽ thu lại hồ sơ, sổsách của công chứng viên phải đó và có thể giao hồ sơ sổ sách cho một công chứng viên phải khác quản lý. Nếu công chứng viên được tái bổ nhiệm lại tại nơi đó thì cóthể được giao lại sổ sách đó.
6. Văn bản công chứng vô hiệu
Chỉ Toà án mớicó quyền tuyên một văn bản công chứng vô hiệu. Các căn cứ để tuyên bố vô hiệu,trình tự, thủ tục tuyên vô hiệu... đều vô cùng chặt chẽ.
Tham khảo:
Bộ Tư pháp, Tài liệu Báo cáo tổng thuật pháp luậtvề công chứng của một số nước trên thế giới