Công chứng điện tử (công chứng số) đã được ứng dụng ở mộtsố nước trên thế giới. Mức độ ứng dụng công nghệ số vào hoạt động công chứng ởmỗi nước là khác nhau tùy thuộc vào mô hình công chứng và điều kiện của mỗiquốc gia, có thể kể đến mô hình tại một số quốc gia sau:

- Tại Đức: Hiện nay 90 - 95% các việc công chứng ở Đức đượcthực hiện theo hình thức truyền thống. Các hồ sơ công chứng bản giấy sẽ đượclưu trữ trong thời hạn 100 năm và được scan, mã hoá, lưu trữ tại trung tâm lưutrữ dưới dạng điện tử rất an toàn và hiện đại. Các công chứng viên, người cóthẩm quyền được phép truy cập vào kho lưu trữ bằng thẻ đặc biệt với những quyềnnăng khác nhau.

Đối với phương thứccông chứng điện tử, Đức thực hiện đúng theo Chỉ thị của Liên minh châu Âu đốivới vấn đề công chứng điện tử trực tuyến. Theo đó, công chứng điện tử chỉ thựchiện theo hình thức trực tuyến (người yêu cầu công chứng hoàn toàn không phảiđến Văn phòng công chứng, toàn bộ quá trình giao dịch thực hiện qua phương thứcđiện tử) mà không áp dụng công chứng điện tử trực tiếp (người yêu cầu côngchứng vẫn phải đến Văn phòng công chứng ở một số công đoạn để công chứng viênkiểm tra về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, các bên phải ký vào vănbản công chứng trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên). Cũng theoChỉ thị này, việc công chứng điện tử trực tuyến cần phải được tiến hành thận trọng, phù hợp với trình độ công nghệ của mỗinước, có quá trình thử nghiệm ở phạm vi hạn chế đối với một số loại giao dịchnhất định, trước mắt không áp dụng đối với các giao dịch về đất đai và bất độngsản nói chung.

Thực hiện Chỉ thịnêu trên, tại Đức tất cả các công chứng viên đều có khả năng thực hiện việccông chứng điện tử, tuy nhiên loại việc công chứng được thực hiện bằng phươngthức công chứng điện tử còn rất hạn chế. Cụ thể, hiện nay việc công chứng điệntử được thực hiện tại Đức ước tính chỉkhoảng 5-10% các giao dịch, tậptrung vào các giao dịch liên quan đến thủ tục thành lập doanh nghiệp. Quytrình công chứng điện tử được thực hiện rất nghiêm ngặt, công chứng viên kiểmtra kỹ về thành phần hồ sơ điện tử, mở 01 hội nghị trực tuyến với khách hàng,xác định định danh điện tử của người yêu cầu công chứng, nhập Code bí mật và kýchữ ký điện tử trên văn bản công chứng. Tại Đức, pháp luật chưa cho phép côngchứng điện tử trực tuyến đối với các giao dịch về bất động sản do công chứng vềbất động sản cần xác định tài sản, nhân thân, ý chí của người yêu cầu công chứngtrong khi công nghệ trực tuyến chưa thể thay thế được việc gặp gỡ trực tiếp đểxác minh những yêu cầu này.

Về cơ sở pháp lý,vấn đề công chứng điện tử được thực hiện theo các quy định, chỉ thị chung củaLiên minh châu Âu, đồng thời được quy định trong pháp luật về công chứng củaĐức. Về nguyên tắc, các giao dịch không được quy định rõ là chỉ được thực hiệnbằng phương thức công chứng truyền thống thì đều có thể lựa chọn thực hiện bằngcả phương thực công chứng truyền thống hoặc công chứng điện tử. Tuy nhiên, hiệnnay tại Đức việc công chứng điện tử đang được giới hạn ở một số loại giao dịchcụ thể như đã báo cáo ở trên.

Về đơn vị xây dựngvà vận hành, Hiệp hội công chứng viên của Đức là đơn vị trực tiếp xây dựng và vận hành hệ thống côngchứng trực tuyến mà không thuê hay giao cho đơn vị tư nhân nào thực hiện; quytrình công chứng điện tử được thực hiện theo một phần mềm riêng mà không sửdụng bất kỳ nền tảng công nghệ có sẵn nào như zalo hay zoom để bảo đảm tính bảomật thông tin. Hiệp hội công chứng viên của Đức có nguồn tài chính và nhân lựcrất dồi dào, do vậy không gặp khó khăn trong việc xây dựng và vận hành hệ thốngcông chứng điện tử trực tuyến.

- Tại Tây BanNha: Hoạt động công chứng theo hình thức trực tuyến (online) tại Tây Ban Nhabắt đầu được triển khai từ năm 2002. Tại Tây Ban Nha có khách hàng có thể thựchiện công chứng qua cổng chung kết nối 2800văn phòng công chứng và các cơ quan nhà nước. Riêng năm 2020, đã có 8 triệu bảnsao công chứng được gửi đến các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, việc công chứngcác giao dịch vẫn thực hiện trực tiếp mặc dù cá nhân tổ chức cóthể cung cấp thông tin, phỏng vấn qua các phương tiện trực tuyến[1].

- Tại Italia: việccông chứng trực tuyến mới chỉ được thực hiện trong phạm vi các giao dịch nhỏ, ít rủi ro. Trong thời gian dịchbệnh Covid-19, Hội đồng Công chứng quốc gia Ý cũng nghiên cứu và đẩy mạnh môhình công chứng trực tuyến theo đó một số tài liệu, dịch vụ có thể thực hiệnbằng hình thức trực tuyến.

- Tại NhậtBản, công chứng trực tuyến được bắt đầu từ năm 2000 đối với các tài liệucá nhân, đến năm 2002 phạm vi công chứng điện tử được mở rộng đối với việc côngchứng điều lệ của công ty. Tuy nhiên, pháp luật vẫn quy định người yêu cầu côngchứng (hoặc đại diện) phải trực tiếp gặp công chứng viên. Hiện nay, Hiệp hộicông chứng tập trung Nhật Bản có kế hoạch triển khai công chứng điện tử qua cácphương tiện điện tử (điện thoại thông minh, hội nghị trực tuyến...) nhằm đápứng yêu cầu “chứng nhận trước mặt công chứng viên” trong môi trường số[2].

- Tại Hàn Quốc, hệ thống công chứng điện tử được áp từ năm2010, cho phép xác nhận người dùng (công chứng viên) thông qua máy tính hoặcđiện thoại thông minh. Hệ thống này hữu ích khi người yêu cầu công chứng sinhsống ở nơi không có công chứng viên hoặc ngoài Hàn Quốc và giúp giảm bớt chiphí. Từ ngày 20/6/2018, luật pháp Hàn Quốc mới cho phép người yêu cầu côngchứng gặp công chứng viên thông qua hội nghị trực tuyến (video-conference) vànhận văn bản công chứng trực tuyến, thay vì phải trực tiếp đến tổ chức hànhnghề công chứng.

- Tại Mông Cổ,Trung tâm dữ liệu Quốc gia được thành lập từ năm 2009. Năm 2017, Mông Cổ chínhthức thiết lập Hệ thống công chứng điện tử bằng việc ký hợp đồng với một côngty công nghệ thông tin tư nhân nội địa. Đến nay, hệ thống công chứng điện tửcủa Mông Cổ có thể hoạt động cả ở chế độ trực tuyến và ngoại tuyến, dựa trêndấu vân tay và chữ ký điện tử, cho phép trao đổi dữ liệu thông tin thông qua kếtnối với hệ thống dữ liệu của Nhà nước và các đơn vị khác[3].

- Tại Singapore,kể từ ngày 01/10/2019, công chứng viên buộc phải sử dụng hệ thống e-Register(đăng ký điện tử) để ban hành chứng chỉ công chứng. Toàn bộ các chứng chỉ côngchứng được thực hiện và trích xuất thông qua hệ thống e-Register; các chứng chỉsẽ được tự động cấp số seri và mã QR. Cá nhân hay cơ quan đơn vị tiếp nhậnchứng chỉ công chứng có thể tự kiểm tra tính xác thực của văn bản thông qua tracứu trên hệ thống e-Register. Đồng thời, việc này cũng giúp việc lưu trữ, kiểmtra, báo cáo của công chứng viên giảm nhẹ đi rất nhiều vì không cần dùng sổđăng ký lưu trữ bằng giấy. Hệ thống cũng đảm bảo việc lưu trữ đầy đủ, hoànchỉnh toàn bộ hồ sơ và các giấy tờ liên quan, xem các hồ sơ công chứng đã thựchiện, tóm tắt các khoản phí đã thanh toán[4].

- Tổchức hành nghề công chứng ở Liên bang Nga làcông chứng tư nhân[5],việc quản lý hoạt động của các tổ chức này được quy định bởi Hiến pháp Liênbang Nga, các Nguyên tắc cơ bản, các văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Tư phápNga, Quy tắc đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên ở Liên bang Nga, do Bộ Tưpháp Nga phê duyệt ngày 19/1/2016 và các quyết định của Phòng Công chứng Liênbang. Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của công nghệ số và xây dựng xã hộithông tin, công việc số hóa cung cấp dịch vụ công chứng đang được tiếp tục.

Kể từ năm 2014, Hệ thống thông tin côngchứng thống nhất (sau đây gọi là UIS) đã hoạt động trên khắp lãnh thổ Liên bangNga.

UIS là hệ thống thông tin tự động thuộc sởhữu của Phòng Công chứng Liên bang và được thiết kế để tự động hóa toàn diệncác quy trình thu thập và xử lý thông tin về hoạt động công chứng và đảm bảomọi loại hình tương tác (trao đổi) thông tin. Phòng Công chứng Liên bang là cơquan điều hành UIS.

Những thông tin (bao gồm cả dưới dạng tàiliệu điện tử) về việc thực hiện các hoạt động công chứng, cũng như các thôngtin khác được quy định bởi Nguyên tắc cơ bản của pháp luật Liên bang Nga vềcông chứng được đưa vào UIS.

UIS bao gồm các sổ đăng ký dưới dạng điệntử:

- Sổ đăng ký hoạt động công chứng;

- Sổ đăng ký hoạt động công chứng đượcthực hiện từ xa và các giao dịch

được chứng nhận bởi hai công chứng viêntrở lên,

- Sổ đăng ký các vụ việc thừa kế;

- Sổ đăng ký thông báo cầm cố tài sảnkhông liên quan đến bất động sản;

- Sổ đăng ký danh sách thành viên công tytrách nhiệm hữu hạn,

- Sổ đăng ký lệnh thu hồi giấy ủy quyền,ngoại trừ giấy ủy quyền có công chứng.

Cùng với các sổ đăng ký, UIS bao gồm cácthông tin khác (thông tin có tính chất tham khảo và phân tích) liên quan đếnhoạt động của công chứng viên, ví dụ: về lưu trữ công chứng, về việc ban hànhcác biểu mẫu để thực hiện hoạt động công chứng; mẫu dấu và chữ ký của côngchứng viên, mẫu chữ ký của người có thẩm quyền thay thế công chứng viên tạmthời vắng mặt.

Hiện tại, thông tin về tất cả các hoạtđộng công chứng phải được nhập vào UIS. Kể từ ngày 01/01/2018, từng hoạt độngcông chứng được đăng ký vào sổ đăng ký hoạt động công chứng của hệ thống thôngtin công chứng thống nhất. Mỗi ngày có từ 100 đến 150 nghìn hoạt động côngchứng được đăng ký trong Hệ thống thông tin công chứng thống nhất. Việc đăng kýnhư vậy giảm thiểu rủi ro giả mạo văn bản công chứng, vì khả năng nhập thôngtin bổ sung hoặc bóp méo thông tin trong Hệ thống UIS, điều này tất nhiên giúptăng mức độ bảo vệ pháp lý của người tham gia chuyển nhượng tài sản.

Chức năng của UIS đảm bảo khả năng lưu trữthông tin, tìm kiếm và thu thập thông tin trong khoảng thời gian ngắn nhất cóthể và xác minh thông tin giữa các công chứng viên. Cũng trên cơ sở sổ đăng kýhoạt động công chứng, việc kiểm tra tính hợp lệ của văn bản công chứng đượctiến hành theo yêu cầu của các cơ quan cung cấp dịch vụ và thực hiện chức năngcủa nhà nước và thành phố.

Hệthống thông tin công chứng thống nhất (sau đây gọi tắt là UIS) là một hệ thốngthông tin tự động thuộc sở hữu của Phòngcông chứng Liên bang và được thiết kế để tự động hóa toàn diện các quytrình thu thập và xử lý thông tin về hoạt động công chứng và cung cấp mọi loạihình tương tác (trao đổi) thông tin. Đơnvị điều hành hệ thống thông tin công chứng thống nhất là Phòng Công chứng Liênbang.

- Tại Trung Quốc, việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong hoạt động công chứng đã bắt đầu từ năm 2000 với nhiềuphần mềm phục vụ công chứng khác nhau docác TCHNCC tự xây dựng. Sau đó, Hội CCV Trung Quốc đã hợp nhất vào trong một hệthống quản lý chung. Trung Quốc sẽ khai thác và thực hiện dịch vụ côngchứng trực tuyến, các hệ thống công chứng từ xa, lưu giữ chứng cứ điện tử trựctuyến trong thời gian tới, cùng với đó là nghiên cứu và xây dựng quy định vềcông chứng phù hợp với các quy định về giao dịch trực tuyến[6].

- TạiPháp: Công chứng điện tử bắt đầu triển khai từ năm 2008. Để thực hiện CCĐT,Pháp đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định có liên quan, trong đó có Bộ luật Dânsự (sửa năm 2000) và ban hành quy định về chữ ký điện tử, CCĐT. Văn bản CCĐT cógiá trị như văn bản công chứng giấy. Toànbộ các văn bản CCĐT đều được lưu trữ tại Trung tâm MICEN đặt dưới sự giám sátcủa Hội đồng công chứng tối cao Pháp. CCĐT tại Pháp được đánh giá là một sựchuyển biến lớn về phương pháp và môi trường thực hiện công chứng, giúp việccông chứng nhanh, hiệu quả hơn, văn bản công chứng lưu trữ lâu dài hơn.

Nhưvậy, qua kết quả nghiên cứu, tham khảo về kinh nghiệm mô hình công chứng điệntử của một số quốc gia, trong đó có nhiều nước thuộc liên minh công chứnglatinh (UINL) cho thấy rằng việc xâydựng, vận hành CSDL công chứng toàn quốc hoặc hệ thống thông tin công chứngthống nhất thường do tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên thực hiện(Đức, Pháp, Nga, Trung Quốc…).

Tham khảo:

Bộ Tư pháp, Tài liệu Báo cáo tổng thuật pháp luậtvề công chứng của một số nước trên thế giới